x

Отдел продаж

+7 (495) 648-43-21, pr@partyinfo.ru

Техническая поддержка

+7 (495) 648-43-21 , info@partyinfo.ru

Мы в социальных сетях

x

Независимый рейтинг Артистов, Компаний, Агентств для организации мероприятий

Заказать мероприятие
23582резидентов

Мы всегда на связи, и готовы
вам помочь!

+7 (495) 648-43-21 Все контакты
Новости Все новости

10 шагов к организации идеального делового мероприятия

Что сделать, чтобы особенное событие прошло успешно? Мы подготовили чек-лист, который поможет вам полностью продумать предстоящее мероприятие.  

 

Шаг 1. Выберите удачные даты.

    

В первую очередь необходимо определиться с датой проведения. Даже самое интересное событие может остаться без спикеров и участников, если даты совпадут с масштабным мероприятием или со схожим по тематике. Популярные форумы могут перенасытить массовой рекламой ваших участников и значительно снизить результаты вашей PR-кампании.

    

Вывод: Держите в поле зрения ключевые события на рынке и планируйте даты вашего мероприятия заранее.

    

Шаг 2. Найдите подходящую площадку.

    

Выбор площадки говорит о многом: большая удаленность от центра «ломает» график занятых участников и снижает вероятность «просто заехать» на ваше событие, а слишком креативное пространство может быть недостаточно деловым и статусным для серьезной публики.

 

Известная, расположенная в центре города площадка, сразу задает высокий уровень вашему мероприятию.

    

Вывод: Ориентируйтесь на проверенные площадки. Изучайте портфолио проведенных бизнес-событий.

 

Шаг 3. Найдите свой формат события.

    

Привычные форматы конференций способны навеять скуку даже на самых серьезных участников. Добавьте «фишки»: баттлы с онлайн голосованием, анти-конференции в формате открытого общения, метчмейкинг, прямые трансляции, опросы и комментарии в режиме реального времени, креативные застройки помещений. Ищите и создавайте новые точки для вовлечения участников и отстройки своего события.

    

Вывод: Черпайте вдохновение и ищите лучшие практики в России и за рубежом.

    

Шаг 4. Сопровождайте ваших гостей.

    

При организации мероприятий высокого уровня важно составить точный список приглашенных и обновлять его по мере подтверждения. Корректно сделать это возможно только при схеме, когда за каждым участником или за группой участников закрепляется персональный менеджер. Мы рекомендуем выделить команду на делегат-менеджмент, чтобы полностью вести процесс работы с участниками на всех этапах.

 

Команда бизнес-пространства «Ладога» поможет вам организовать оптимальную локацию для vip-участников на площадке, включая внешнюю навигацию, работу волонтеров, объявления по громкой связи и в мобильном приложении.

 

Вывод: Не оставляйте без внимания участников на мероприятии.

 

Шаг 5. Обеспечьте свободное время.

    

Не заполняйте деловую программу мероприятия «от» и «до», дайте вашим участникам свободное время для неформального общения, нетворкинга и ведения переговоров в специально оборудованных залах. Поверьте, событие, на котором вы решаете свои задачи, – лучше события с насыщенной программой.

 

Дополнительно мы рекомендуем обеспечить видеотрансляцию в каждый зал. Так, встретив коллегу или партнера, участник сможет пообщаться с ним за чашкой кофе, параллельно наблюдая за событиями мероприятия. В бизнес-пространстве «Ладога» это можно сделать в зале «Онега» или в просторном фойе.

 

Вывод: Учитывайте время для общения в программе мероприятия.

    

Шаг 6. Безопасность в первую очередь.

    

Уровень мероприятия и площадки можно сразу понять по отношению к безопасности гостей: это и контроль на входе, и ограничение доступа посторонних гостей на выше мероприятие, и контроль за соблюдением норм пожарной безопасности, и гарантированно слаженные действия в экстренных случаях. Бизнес-пространство «Ладога» обеспечено высшим уровнем безопасности, что подтверждается наличием сертификатов и проведением правительственных мероприятий с участием первых лиц государств.

    

Вывод: Относитесь серьезно к вопросам безопасности.

    

Шаг 7. Уточните особые пожелания VIP-гостей.

 

У спикеров могут быть особенные запросы, которые иной раз непросто исполнить. Бизнес-пространство «Ладога» в Центре международной торговли предлагает лифты, доступные только для участников вашего события, VIP-переговорные для особых гостей и собственный гардероб.

 

Вывод: Обращайте внимание на возможности площадки для VIP-гостей.

  

Шаг 8. Обеспечьте парковку для участников.

 

Мы знаем поговорку про театр и вешалки, но для бизнес-события более актуальна – парковка, и причем свободная. Можно много говорить о преимуществах площадки, но ваше событие не должно начинаться с проблем с транспортной доступностью. Зная эту особенность vip-мероприятий, Центр международной торговли, в котором находится бизнес-пространство «Ладога», предоставляет посетителям свободные парковочные места в самом центре города круглый год.

    

Вывод: Думайте о парковке заранее, чтобы о ней не думали ваши гости.

 

Шаг 9. Не только деловая программа и нетворкинг.

    

Чем вам запомнились лучшие мероприятия, которые вы посещали? Возможно, там выступал знаменитый спикер, был интересный состав участников... Или отличная кухня, вкусный кофе и приятная подача? Для события высокого уровня вам необходимо обеспечить соответствующее меню. В бизнес-пространстве «Ладога» -  собственный кейтеринг, способный приятно удивить участников и наполнить нетворкинг вкусом.

    

Вывод: Кейтеринг – это то, о чем помнят и на что обращают внимание.

 

Шаг 10. Проверьте все еще раз.

 

Пройдите по маршруту участника, предвосхитите шаги, посмотрите глазами ваших гостей на мероприятие. Мы рекомендуем проводить генеральный прогон мероприятия всей командой на площадке, а эксперты бизнес-пространства «Ладога» будут рады вам помочь на каждом этапе, предоставив уже полностью готовое к проведению событие пространство.

 

Вывод: Обязательно проводите генеральный «прогон».

    

И самое главное – в Центре международной торговли, в специальном бизнес-пространстве «Ладога» вы сможете успешно провести свое деловое событие до 350 человек. Для этого все уже готово. Чтобы получить специальное предложение для вашего события свяжитесь с нами по телефону +7 (495) 258-10-46.

Отзывы

Подпишитесь на нашу рассылку

Или следите за новостями
в социальных сетях: